Vedoucí kanceláře vedení / vedoucí provozu e-commerce

Společnost a naše výzva

My Moissanite je rychle rostoucí prémiová e-commerce značka se šperky se záměrně malým týmem a omezenými zdroji. Působíme v krásné kanceláři v madridské čtvrti Recoletos se dvěma balkony s výhledem na Palacio de Cibeles.

Náš tým je malý: tvoří jej pouze zakladatel a vývojář na plný úvazek. Přesto dosahujeme mnohem větších výsledků, než by odpovídalo naší velikosti, protože se do značné míry opíráme o automatizaci, umělou inteligenci a jejich chytré kombinace.

Realita je však taková, že náš růst začíná předbíhat naši provozní strukturu. Příliš velkou část každodenního chodu firmy stále zná pouze zakladatel a koordinace příliš mnoha úkolů stále závisí na chatových vláknech, paměti lidí a neformálních připomínkách. Hledáme proaktivního a samostatného člověka na pozici vedoucího kanceláře vedení / vedoucího provozu e-shopu, kterému se daří v rychle se měnícím a lehce chaotickém prostředí a dokáže vybudovat vysoce spolehlivé systémy, aniž by nás zpomalil.

Nejde o čistě provozní roli, zákaznickou podporu ani administrativu. Ano, budete mít na starosti každodenní provoz. Jakmile však bude vše pod kontrolou, významnou součástí vaší role bude zajistit, aby byla práce napříč celou firmou přehledně sledována, prioritizována, dotažena do konce a neustále zlepšována.

Co budete ve skutečnosti dělat

Tato pozice není pro někoho, kdo se chce držet pouze úzce vymezených povinností. Vaší hlavní odpovědností bude budování systémů, struktury a disciplíny při plnění úkolů, které firmě umožní škálovat. Zpočátku sice budete část provozních záležitostí řešit přímo, cílem však je, abyste převzali odpovědnost za systém řízení provozu podniku a s naším růstem delegovali provádění rutinních úkolů na juniorního asistenta provozu.

• Projektový management: Vytvořte jeden sdílený systém pro veškerou aktivní operativní práci i práci napříč různými oblastmi firmy. Projekty, úkoly, chyby, návazné kroky ani priority by již neměly být roztříštěné po chatových vláknech nebo volných poznámkách, ale měly by být soustředěny v jediném centrálním zdroji informací, ke kterému má celý tým přístup, může jej aktualizovat a spolehnout se na něj.

• Týdenní rytmus a přehled: Veďte týdenní plánování, vyhodnocování a reporting, aby bylo vždy jasné, kdo za co odpovídá, jaké jsou termíny, co práci blokuje, které položky jsou po termínu a jaké jsou další kroky.

• Budování systémů a procesů: Vytvářejte standardní pracovní postupy (SOP), kontrolní seznamy, pracovní postupy a provozní rytmus potřebné k tomu, aby se opakující se chaos proměnil ve spolehlivou rutinu. Váš úspěch se bude měřit tím, kolik práce se stane předvídatelnou, zdokumentovanou a škálovatelnou.

• Odpovědnost za provoz: Zpočátku věnujte přibližně od 5 do 10 hodin týdně řešení eskalací ze zákaznické podpory, komunikaci s dodavateli, sledování objednávek, dohledu nad vyřizováním objednávek a provozní administrativě. S rostoucím objemem najmete, zaškolíte a povedete juniorního asistenta provozu, který převezme většinu každodenního plnění úkolů.

• Logistika a dodavatelský řetězec: Dohlížejte na jednání s celními úřady, svozy, řešení mimořádných situací při přepravě, vrácení zboží a výkonnost dodavatelů a zajišťujte, aby se problémy řešily rychle a důsledně.

• Organizace kanceláře a skladu: Zlepšete evidenci zásob a fyzické uspořádání, aby bylo snadné najít obalové materiály, potřeby pro provoz i skladové zásoby, sledovat je a spravovat.

Postupem času by se tato role měla posunout od rutinních provozních úkolů k budování systémů, zlepšování realizace práce, vedení lidí a podpoře vedení při udržování efektivního chodu společnosti při jejím růstu.

Jak vypadá úspěch po 90 dnech

Pokud k nám skvěle zapadnete, problémy se vyřeší dříve, než přerostou v drama. Během prvních dvou až tří měsíců:

• Zcela zbavíte zakladatele rutinní provozní práce.
• Vytvoříte jeden přehledný systém pro aktivní úkoly, chyby, projekty a návazné provozní kroky s určenými odpovědnými osobami, termíny a dalšími kroky.
• Zavedete spolehlivý týdenní rytmus plánování a reportingu, takže bude vždy jasné, co stojí, kde je zpoždění, co je v ohrožení a co následuje.
• Zdokumentujete klíčové pracovní postupy potřebné pro hladký chod firmy a výrazně lépe a funkčněji zorganizujete kancelář i evidenci zásob.

Co přinesete do týmu

• Zkušenosti: 3 až 6 let praktických zkušeností v oblasti provozu e-shopů, DTC logistiky, zákaznických procesů nebo podobného dynamického startupového prostředí a k tomu reálná zkušenost s vytvářením, vedením či zásadním zlepšováním systému pro správu úkolů, projektů nebo realizace práce v malém týmu.
• Jazyky: Plynulá angličtina i španělština.
• Technická zdatnost: Naprosto přirozeně se orientujete v CRM systémech, helpdeskovém softwaru, nástrojích pro správu úkolů, tabulkách, principech automatizace a API.
• Nastavení mysli: Máte silný smysl pro odpovědnost, perfekcionistický smysl pro detail a vysoké nároky na precizně odvedenou práci. Nečekáte, až vám někdo řekne, co napravit, a když je potřeba, nemáte problém koordinovat práci ostatních a zajistit, aby se posouvala kupředu.
• Výhodou je:
  • zkušenost s (projektovým) managementem,
  • praxe v oblasti šperků nebo na jiných trzích s luxusním zbožím,
  • zkušenost s koordinací dodavatelů,
  • zkušenost s přímou spoluprací s generálními řediteli, zakladateli nebo vývojáři,
  • silný cit pro návrh procesů,
  • život a práce v Madridu po většinu vaší kariéry.

Kdo u nás uspěje (a kdo ne)

Bude se vám u nás líbit, pokud jednáte proaktivně, máte mírně obsedantní sklony a upřímně vás baví přeměňovat chaotický provoz v přehledné systémy, zatímco zajišťujete, aby lidé postupovali ve shodě a práce se posouvala kupředu. Nedělá vám problém řídit spolupráci s nadřízenými, vést tým k odpovědnosti a nacházet řešení za pochodu.

Jako lidé jsme neformální a v pohodě, ale standardy bereme naprosto vážně. Ceníme si rychlosti, chytrých nápadů, přímočarosti, špetky humoru a odhodlání udělat vše, co je potřeba k vítězství.

Tuto práci budete pravděpodobně nesnášet, pokud: potřebujete vysoce strukturované korporátní prostředí, pokud hledáte úzce vymezenou roli v zákaznické podpoře nebo administrativě, pokud čekáte na seznam úkolů, pokud se vyhýbáte odpovědnosti nebo pokud vás snadno zahltí změna priorit.

Co nabízíme

• Mzda: 38 000 € až 48 000 € hrubého ročně, v závislosti na profilu a zkušenostech.
• Dovolená: 25 dní placené dovolené plus španělské státní svátky.
• Flexibilita: flexibilní pracovní doba se zaměřením na výsledky a po stabilizaci provozu také možnost hybridního fungování.
• Dopad a profesní růst: přímá spolupráce se zakladatelem, intenzivní učení ve firmě, která staví AI na první místo, a reálná možnost posunu do vyšší provozní role.

Průběh výběrového řízení

Máme rádi svižné tempo. Proces je přímočarý:

1. Přihláška
2. Strukturovaný úvodní hovor
3. 1. pohovor + praktický úkol
4. 2. pohovor + test osobnosti
5. Reference
6. Nabídka

Chcete proměnit chaos v přehledné systémy a pomoci nám se škálováním? Přihlaste se nyní pomocí formuláře níže.